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職位基本信息
1、職位名稱：行政專員（Administrative Coordinator），辦公位置設(shè)置在公司前臺(tái)區(qū)域
2、所屬部門：行政部（歸屬 Finance Director 間接管理，直接匯報(bào)至行政主管）
3、工作地點(diǎn)：廣州市黃埔區(qū)東區(qū)蓮潭路 7 號(hào)（公司提供免費(fèi)班車）
4、工作時(shí)間：周一至周五 9:00-18:00（午休 1 小時(shí)），周六日雙休
5、薪酬福利：
（1）固定月薪（稅前）：6000-6500 元 / 月，年度 13 薪；
（2）福利：免費(fèi)班車、五險(xiǎn)一金 商業(yè)保險(xiǎn)、年度體檢、節(jié)日福利（端午 / 中秋 / 春節(jié)）、員工團(tuán)建（含跨部門國(guó)際團(tuán)隊(duì)活動(dòng)）、行政技能 跨文化溝通專項(xiàng)培訓(xùn)；
（3）辦公環(huán)境：國(guó)際化團(tuán)隊(duì)、恒溫辦公區(qū)、前臺(tái)專屬接待空間（配置雙語標(biāo)識(shí)與品牌展示區(qū)）
（4）備注（班車路線）：
A. 普暉村→青年路中國(guó)銀行→開發(fā)區(qū)路口天一居對(duì)面→塘頭→丹水坑公交站→南崗天橋底→公司；
B. 沙村地鐵站→新墩→夏浦→東興市場(chǎng)油站→東區(qū)（東澳廣場(chǎng)）→沙元天橋底→公司；
C. 體育西地鐵站→廣州大道中→華景天橋→棠下車站→黃村地鐵站→公司。
核心任職要求
1、學(xué)歷與專業(yè)：大專及以上學(xué)歷，行政管理、商務(wù)英語、國(guó)際商務(wù)等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先；
2、工作經(jīng)驗(yàn)：1-2 年行政前臺(tái)或外企行政支持工作經(jīng)驗(yàn)，有制造業(yè)（紙品 / 材料行業(yè)）行政經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先；
3、語言能力：具備商務(wù)級(jí)英文讀寫 口頭溝通能力—— 能流暢對(duì)接外籍訪客的接待需求（如英文登記、路線引導(dǎo)），準(zhǔn)確傳遞英文行政通知（如班車調(diào)整、節(jié)日安排），看懂英文辦公文件（如供應(yīng)商對(duì)賬單、國(guó)際快遞單）；
4、辦公技能：熟練運(yùn)用 OFFICE 全家桶（Word：編輯雙語行政通知；Excel：制作物資領(lǐng)用臺(tái)賬、考勤異常報(bào)表；PowerPoint：協(xié)助整理員工活動(dòng) PPT），會(huì)基礎(chǔ)打印機(jī) / 投影儀故障排查；
5、職業(yè)素養(yǎng)：
（1）工作細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，有責(zé)任心與敬業(yè)精神，能把控行政事務(wù)的細(xì)節(jié)（如物資驗(yàn)收時(shí)核對(duì)規(guī)格、文檔歸檔時(shí)標(biāo)注編號(hào)）；
（2）具備跨文化溝通意識(shí)，尊重外籍員工的工作習(xí)慣（如預(yù)約接待時(shí)避開對(duì)方宗教節(jié)日），靈活應(yīng)對(duì)多元需求；
（3）服務(wù)意識(shí)強(qiáng)，能主動(dòng)協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源（如訪客突發(fā)不適時(shí)聯(lián)系醫(yī)療人員、員工差旅受阻時(shí)協(xié)助改期）；
（4）團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力佳，能與采購、財(cái)務(wù)、IT 等部門高效配合，具備處理突發(fā)事件（如停電、快遞延誤）的應(yīng)變能力；
6、行業(yè)認(rèn)知：了解離型材料 / 紙品制造業(yè)的基本業(yè)務(wù)邏輯（如知道“離型膜用于電子元器件保護(hù)”），能在客戶來訪時(shí)簡(jiǎn)要介紹公司產(chǎn)品應(yīng)用場(chǎng)景，避免專業(yè)信息偏差。
詳細(xì)工作職責(zé)
（一）訪客接待與品牌形象維護(hù) —— 打造公司“優(yōu)質(zhì)印象”
（1）核驗(yàn)國(guó)內(nèi) / 外籍訪客身份（國(guó)內(nèi)登記身份證、外籍記錄護(hù)照 簽證），雙語確認(rèn)來訪目的，同步被訪人并發(fā)放訪客胸卡，嚴(yán)守《訪客安全管理規(guī)范》；
（2）引導(dǎo)訪客至接待區(qū)，提供定制飲品、擺放雙語宣傳物料（2024 ESG 報(bào)告、產(chǎn)品手冊(cè)）并簡(jiǎn)要介紹；協(xié)助工廠參觀（準(zhǔn)備安全裝備、講解流程，不涉及核心技術(shù)）；
（3）訪客離場(chǎng)時(shí)收回胸卡、檢查遺留物品并登記，收集服務(wù)反饋，每周匯總形成改進(jìn)報(bào)告提交主管。
（二）行政物資與后勤保障 —— 確保辦公 “高效無卡頓”
1、辦公用品全流程管理：
（4）辦公用品管理：每周匯總部門需求（含外籍特殊需求），協(xié)同采購跟蹤到貨、驗(yàn)收入庫，登記發(fā)放并每月生成領(lǐng)用報(bào)表；
（5）工衣與快遞管控：每季度收集工衣需求（含國(guó)際尺碼換算）、跟蹤定制發(fā)放，每月 2 次協(xié)調(diào)工衣清洗；核對(duì)快遞申請(qǐng)（國(guó)際件確認(rèn)英文地址），跟蹤物流并登記臺(tái)賬，接收快遞時(shí)核對(duì)通知；
（6）食堂與宿舍支持：每日核對(duì)考勤異常，每周五統(tǒng)計(jì)周末排班（含外籍）通知食堂；收集宿舍反饋并對(duì)接物業(yè)維修，協(xié)助檢查宿舍安全。
（三）跨部門協(xié)作與信息流轉(zhuǎn) —— 打通溝通 “無縫銜接”
（7）差旅與簽證輔助：按員工需求（含外籍）預(yù)訂差旅（優(yōu)先集團(tuán)合作商），協(xié)助收集簽證材料、跟蹤辦理進(jìn)度；
（8）班車與考勤協(xié)調(diào)：每日通知班車供應(yīng)商調(diào)整發(fā)車信息，每周匯總員工反饋督促整改；檢查考勤異常，督促補(bǔ)填說明并匯總報(bào)表；
（9）員工活動(dòng)支持：協(xié)助籌備活動(dòng)（統(tǒng)計(jì)人數(shù)、準(zhǔn)備雙語物料），現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)簽到與流程引導(dǎo)，活動(dòng)后整理反饋并歸檔。
（四）辦公環(huán)境與文檔管理 —— 守護(hù)辦公 “安全又規(guī)范”
（10）辦公區(qū)域維護(hù)：每日巡檢前臺(tái)（設(shè)備、物料、整潔度），協(xié)調(diào)保潔清潔；下班前關(guān)閉非必要電器、鎖好敏感文件；
（11）文檔管理：每日收集行政文件（核對(duì)完整性），每周按 “部門 - 日期 - 類型” 歸檔（紙質(zhì)入柜、電子備份），嚴(yán)守保密規(guī)定；每季度檢查文檔，過期文件按規(guī)銷毀并登記。
（五）應(yīng)急與特殊事務(wù)處理 —— 應(yīng)對(duì)突發(fā) “專業(yè)不慌亂”
（12）突發(fā)事件響應(yīng)：遇人員不適聯(lián)系醫(yī)療支持、設(shè)施故障對(duì)接維修；熟悉消防流程，協(xié)助檢查器材，緊急情況引導(dǎo)撤離；
（13）領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)：明確任務(wù)要求后制定計(jì)劃，過程中反饋進(jìn)度，完成后登記臺(tái)賬并提交成果。